Quy trình vận chuyển hàng hóa chuẩn chỉnh từ A-Z

Vận chuyển hàng hóa là quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất hoặc kho bãi chứa hàng hóa đến nơi tiêu thụ hoặc kho hàng khác, thông qua các phương tiện và phương thức vận chuyển khác nhau. Vận chuyển là một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng một cách kịp thời và hiệu quả.

Có rất nhiều nhu cầu phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa, từ vận chuyển nội thành cho đến việc vận chuyển đi các tỉnh và xa hơn là xuất khẩu ra nước ngoài. Nếu bạn cần vận chuyển trong nội thành mà có sẵn tài xế hãy thuê xe tải chở hàng tphcm để tiết kiệm chi phí nhất. Nếu không hãy tham khảo các hình thức vận chuyển dưới đây để có cái nhìn tổng thể về vận chuyển hàng hóa.

Các loại hình vận chuyển phổ biến hiện nay

Đường bộ: Sử dụng xe tải, xe container để vận chuyển hàng hóa trên các tuyến đường bộ.

• Ưu điểm: Linh hoạt, thích hợp cho nhiều loại hàng hóa, giao hàng nhanh chóng đến các địa điểm khác nhau.
• Nhược điểm: Chi phí có thể cao hơn so với các hình thức khác, chịu ảnh hưởng của điều kiện thời tiết và giao thông.

Đường biển: Sử dụng tàu biển để vận chuyển hàng hóa trên các tuyến đường biển.

• Ưu điểm: Chi phí vận chuyển thấp, phù hợp với hàng hóa có khối lượng lớn.
• Nhược điểm: Thời gian vận chuyển lâu, chịu ảnh hưởng của thời tiết biển.

Đường hàng không: Sử dụng máy bay để vận chuyển hàng hóa.

• Ưu điểm: Vận chuyển nhanh chóng, phù hợp với hàng hóa có giá trị cao hoặc cần giao gấp.
• Nhược điểm: Chi phí vận chuyển cao, khối lượng hàng hóa bị hạn chế.

Đường sắt: Sử dụng tàu hỏa để vận chuyển hàng hóa.

• Ưu điểm: Vận chuyển hàng hóa khối lượng lớn, ổn định, chi phí hợp lý.
• Nhược điểm: Ít linh hoạt, không phù hợp với tất cả các loại hàng hóa.

05 Yếu tố ảnh hưởng đến vận chuyển hàng hóa:

1. Khoảng cách: Khoảng cách vận chuyển càng xa, chi phí và thời gian vận chuyển càng cao.
2. Trọng lượng, kích thước hàng hóa: Hàng hóa càng nặng, càng lớn thì chi phí vận chuyển càng cao và yêu cầu phương tiện vận chuyển chuyên dụng hơn.
3. Tính chất hàng hóa:
   • Hàng hóa dễ vỡ: Cần đóng gói kỹ càng, sử dụng vật liệu chống sốc.
   • Hàng hóa nguy hiểm: Yêu cầu tuân thủ các quy định về vận chuyển hàng hóa nguy hiểm, sử dụng phương tiện vận chuyển chuyên dụng.
   • Hàng hóa quá khổ, quá tải: Yêu cầu xin phép vận chuyển, sử dụng phương tiện vận chuyển đặc biệt.
4. Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng càng ngắn thì yêu cầu phương thức vận chuyển càng nhanh, chi phí càng cao.
5. Chi phí: Chi phí vận chuyển bao gồm nhiều yếu tố như: cước vận chuyển, phí bốc xếp, phí bảo hiểm, phí hải quan (nếu có).

Nếu bạn có nhu cầu vận chuyển bắc nam với các loại hàng hóa phổ biến không phải là loại hàng hóa đặc biệt thì hãy chọn hình thức vận chuyển bằng đường bộ là tối ưu chi phí nhất.

Quy trình vận chuyển hàng hóa chuẩn

1. Nhận yêu cầu và xác nhận thông tin

Đây là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Việc nắm rõ và chính xác thông tin từ khách hàng sẽ giúp cho quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Các hoạt động chính trong bước này bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng:
  • Qua điện thoại: Nhân viên kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin trực tiếp từ khách hàng qua điện thoại.
  • Qua email: Khách hàng gửi yêu cầu qua email với đầy đủ thông tin cần thiết.
  • Qua website: Khách hàng tự điền thông tin vào form đặt hàng trên website của công ty vận chuyển.
  • Qua đại lý: Nếu có, khách hàng sẽ liên hệ với đại lý để gửi yêu cầu.
• Xác nhận thông tin về hàng hóa:
  • Loại hàng: Xác định chính xác loại hàng hóa để lựa chọn phương tiện và phương thức vận chuyển phù hợp.
    • Hàng khô: Hàng hóa không dễ hư hỏng, không cần điều kiện bảo quản đặc biệt (ví dụ: gạo, đường, quần áo).
    • Hàng lạnh: Hàng hóa cần bảo quản ở nhiệt độ thấp (ví dụ: thực phẩm tươi sống, thuốc).
    • Hàng nguy hiểm: Hàng hóa dễ cháy, nổ, độc hại (ví dụ: hóa chất, chất phóng xạ).
    • Hàng quá khổ, quá tải: Hàng hóa có kích thước hoặc trọng lượng vượt quá quy định.
  • Số lượng: Xác định số lượng kiện hàng, khối lượng và thể tích của từng kiện hàng.
  • Kích thước: Đo lường chính xác kích thước của từng kiện hàng để lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp và tính toán cước phí.
  • Điểm xuất phát và đích đến: Xác định rõ địa chỉ cụ thể của nơi gửi và nơi nhận hàng.
    • Địa chỉ: Số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.
    • Người liên hệ: Tên, số điện thoại, email của người gửi và người nhận.
  • Yêu cầu đặc biệt (nếu có):
    • Thời gian giao hàng: Khách hàng có yêu cầu giao hàng gấp hay không.
    • Bảo hiểm hàng hóa: Khách hàng có muốn mua bảo hiểm cho hàng hóa hay không.
    • Yêu cầu đóng gói: Khách hàng có yêu cầu đặc biệt về cách đóng gói hàng hóa hay không.
    • Các yêu cầu khác: Bất kỳ yêu cầu nào khác của khách hàng.

2. Chuẩn bị hàng hóa

Sau khi đã xác nhận thông tin với khách hàng, bước tiếp theo là chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển.

• Đóng gói hàng hóa:
  • Chọn vật liệu đóng gói phù hợp: Tùy thuộc vào loại hàng hóa, khoảng cách vận chuyển và điều kiện thời tiết mà ta chọn các loại vật liệu đóng gói khác nhau như: thùng carton, thùng gỗ, túi nilon, xốp, màng bọc…
  • Đảm bảo hàng hóa an toàn: Hàng hóa cần được đóng gói chắc chắn, tránh va đập, ẩm ướt, bụi bẩn trong quá trình vận chuyển. Đối với hàng dễ vỡ, cần sử dụng vật liệu đệm, cố định hàng hóa bằng băng keo, dây đai.
  • Đóng gói theo quy định: Đối với một số loại hàng hóa đặc biệt (hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ…), cần tuân thủ các quy định về đóng gói của cơ quan chức năng.
• Làm các thủ tục hải quan (nếu cần):
  • Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu: Cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ hải quan như: hóa đơn thương mại, packing list, chứng nhận xuất xứ…
  • Khai báo hải quan: Khai báo chính xác thông tin về hàng hóa, giá trị, số lượng… để làm thủ tục hải quan.
• Kiểm tra lại thông tin trên nhãn hàng: Kiểm tra lại các thông tin trên nhãn hàng như tên hàng, số lượng, người gửi, người nhận… để đảm bảo chính xác trước khi vận chuyển.

3. Lựa chọn phương thức vận chuyển

• Đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn:
  • Tính chất hàng hóa: Hàng hóa dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hàng quá khổ… sẽ yêu cầu phương tiện vận chuyển khác nhau.
  • Khoảng cách vận chuyển: Khoảng cách xa gần sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn đường bộ, đường biển, đường hàng không.
  • Thời gian giao hàng: Nếu cần giao hàng gấp, ta sẽ ưu tiên lựa chọn phương thức vận chuyển nhanh như đường hàng không.
  • Chi phí vận chuyển: Cân nhắc chi phí của từng phương thức vận chuyển để lựa chọn phương án tối ưu.
• Lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu: Dựa trên các yếu tố trên, ta sẽ lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp nhất như đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc kết hợp nhiều hình thức.

4. Lập kế hoạch vận chuyển

• Xây dựng lộ trình vận chuyển: Xác định rõ điểm đi, điểm đến, các điểm trung chuyển (nếu có), các tuyến đường sẽ đi qua.
• Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển: So sánh các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển về giá cả, chất lượng dịch vụ, uy tín để lựa chọn đối tác phù hợp.
• Lập lịch trình giao hàng: Xác định thời gian dự kiến giao hàng, thông báo cho khách hàng để họ nắm rõ.

5. Thực hiện vận chuyển

• Giao nhận hàng hóa từ kho xuất phát: Nhân viên vận chuyển sẽ đến kho để nhận hàng hóa và kiểm tra lại số lượng, tình trạng hàng hóa.
• Theo dõi quá trình vận chuyển: Sử dụng các công cụ như GPS, hệ thống quản lý vận tải để theo dõi vị trí của hàng hóa, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng lộ trình và thời gian.

6. Giao hàng và nghiệm thu

• Giao hàng đến địa chỉ người nhận: Nhân viên giao hàng sẽ giao hàng đến địa chỉ đã xác nhận với khách hàng.
• Kiểm tra hàng hóa sau khi giao: Người nhận hàng sẽ kiểm tra số lượng, tình trạng hàng hóa và ký vào phiếu giao hàng.

7. Thanh toán và các thủ tục sau giao hàng

• Thanh toán cước phí vận chuyển: Khách hàng thanh toán cước phí vận chuyển theo thỏa thuận.
• Hoàn thành các thủ tục hải quan (nếu có): Làm thủ tục hải quan nhập khẩu, nộp thuế (nếu có).
• Lưu trữ hồ sơ vận chuyển: Lưu trữ các giấy tờ liên quan đến quá trình vận chuyển như hóa đơn, phiếu giao nhận, chứng từ hải quan… để phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển

Chi phí vận chuyển là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ và phương thức vận chuyển. Dưới đây là các yếu tố chính tác động đến chi phí vận chuyển:

1. Khoảng cách vận chuyển

• Tỷ lệ thuận: Khoảng cách vận chuyển càng xa, chi phí nhiên liệu, hao mòn phương tiện càng tăng, dẫn đến chi phí vận chuyển cũng tăng theo.
• Các yếu tố liên quan: Địa hình, tình trạng giao thông, số lượng điểm trung chuyển cũng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển.

2. Trọng lượng và kích thước hàng hóa

• Tỷ lệ thuận: Trọng lượng và kích thước hàng hóa càng lớn, cần sử dụng phương tiện vận tải lớn hơn, tiêu tốn nhiều nhiên liệu hơn, dẫn đến chi phí vận chuyển tăng.
• Hàng hóa quá khổ, quá tải: Sẽ phát sinh thêm các chi phí như xin phép vận chuyển, sử dụng phương tiện chuyên dụng, phí cầu đường…

3. Loại hình vận chuyển

• Mỗi loại hình có chi phí khác nhau:
  • Đường bộ: Chi phí phụ thuộc vào loại xe, khoảng cách, số lượng hàng hóa, tình trạng đường xá.
  • Đường biển: Chi phí phụ thuộc vào loại tàu, trọng tải, tuyến đường, thời gian vận chuyển.
  • Đường hàng không: Chi phí cao nhất do tốc độ nhanh, nhưng phù hợp với hàng hóa có giá trị cao hoặc cần giao gấp.
  • Đường sắt: Chi phí tương đối ổn định, phù hợp với hàng hóa có khối lượng lớn.
• Các yếu tố khác: Phí bốc xếp, phí bảo hiểm, phí hải quan (nếu có) cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí.

4. Thời gian vận chuyển

• Yêu cầu giao hàng nhanh: Nếu khách hàng yêu cầu giao hàng gấp, doanh nghiệp vận tải sẽ phải sử dụng các phương thức vận chuyển nhanh hơn, dẫn đến chi phí tăng.
• Mùa vụ: Vào các mùa cao điểm, nhu cầu vận chuyển tăng cao, dẫn đến giá cước vận chuyển cũng tăng.

5. Yêu cầu đặc biệt

• Hàng hóa dễ vỡ, nguy hiểm: Cần đóng gói kỹ lưỡng, sử dụng phương tiện chuyên dụng và có các biện pháp bảo đảm an toàn, dẫn đến tăng chi phí.
• Yêu cầu bảo hiểm: Khách hàng muốn mua bảo hiểm cho hàng hóa sẽ phát sinh thêm phí bảo hiểm.
• Yêu cầu giao hàng tận nơi: Nếu yêu cầu giao hàng đến tận nơi, sẽ phát sinh thêm chi phí giao hàng cuối cùng.
• Các yêu cầu khác: Các yêu cầu đặc biệt khác của khách hàng như giao hàng vào ban đêm, giao hàng vào ngày lễ… cũng có thể làm tăng chi phí vận chuyển.

Để giảm thiểu chi phí vận chuyển, doanh nghiệp có thể:

• Tối ưu hóa tuyến đường: Lựa chọn tuyến đường ngắn nhất, tránh những đoạn đường đông đúc.
• Đóng gói hàng hóa hợp lý: Giảm thiểu thể tích và trọng lượng hàng hóa để tiết kiệm chi phí vận chuyển.
• Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển uy tín: So sánh giá cả, chất lượng dịch vụ của nhiều nhà cung cấp để lựa chọn được đối tác phù hợp.
• Đàm phán giá cước: Đàm phán với nhà cung cấp để có được mức giá tốt nhất.
• Sử dụng phần mềm quản lý vận tải: Giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển, giảm thiểu chi phí.

Dịch vụ vận chuyển hàng hóa ngày càng phổ biến và đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nước đáng kể. Việc giao thương và vận chuyển hàng hóa diễn ra mạnh mẽ, nhanh chóng và tiện lợi nhằm đưa sản phẩm và dịch vụ đến với khách hàng một cách nhanh chóng nhất với chi phí tối ưu nhất.