Những Điều Cơ Bản Để Cho Một Sales Forwarder

Posted by minhhieu
Category:

Những Điều Cơ Bản Để Cho Một Sales Forwarder
….

Chào Tất cả các bạn ! Nay mình chia sẽ một bài viết có thể theo mình là hay và gọn gàng về ý cho một FWD nên mình chia sẽ tới các bạn nội dung bài viết như sau: (nguồn : logistics & Forwarder )

do các công ty logistics ngày càng nhiều và cạnh tranh khốc liệt, vì thế có rất nhiều bạn đang và sẽ có ý định tham gia vào lĩnh vực này muốn mình viết về vấn đề sales trong ngành logistics. Với kinh nghiệm đã có, bên dưới mình sẽ viết các bước và nội dung cơ bản cho các bạn tham khảo, Hi vọng sẽ giúp cho các bạn phần nào trong công việc hoặc đi phỏng vấn.


? Nhiệm vụ của 1 salesman trong ngành Logistics (Sales hàng xuất và Sales hàng nhập)

Sales hàng xuất: Nhiệm vụ của 1 nhân viên sales logistics hàng xuất là tìm các công ty có hoạt động xuất khẩu hàng theo các điều kiện Incoterm chủ yếu thuộc nhóm C và D, cần đơn vị FWD giá tốt để vận chuyển qua đó thuyết phục ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ. Không chỉ tìm được khách hàng salesman cần nắm rõ quy trình , support các bộ phận khác hoặc tự đứng ra care hàng nhằm cung cấp thông tin hàng đầy đủ và kịp thời nhất tới khách hàng.

Sales hàng nhập: Nhiệm vụ của 1 nhân viên sales hàng nhập là tìm các công ty có hoạt động nhập khẩu hàng chủ yếu theo các điều kiện Incoterm nhóm E và F ,cần đơn vị FWD giá tôt để vận chuyển Không chỉ tìm được khách hàng salesman cấn nắm rõ quy trình , support các bộ phận khác hoặc tự đứng ra care hàng nhằm cung cấp thông tin hàng đầy đủ và kịp thời nhất tới khách hàng.

? Các bước và nội dung cơ bản như sau:

Nên nhớ điều quan trọng nhất với Sales là luôn phải đặt kế hoạch và mục tiêu làm việc từng ngày, không làm được điều đó xem như 1 ngày mất phương hướng, hiệu quả không cao, 1 ngày phải xác định mình sẽ làm gì, tiếp cận bao nhiêu người, telesales bao nhiêu công ty, phải đạt được những gì…

Còn quy trình sẽ tuân theo các bước sau

? Bước 1: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của công ty so với đối thủ cạnh tranh.

Rất nhiều bạn bỏ qua cái này nhưng rõ ràng nếu hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ sẽ giúp các Salesman biết được nên khai thác mảng nào, tuyến vận chuyển nào…và hạn chế những mảng là điểm yếu của công ty, để qua đó tập trung khai thác 1 cách trượt để những điểm là lợi thế cạnh tranh, tránh sales dàn trải và không tập trung.

? Bước 2: Thu thập thông tin KH

Sau khi đã khoanh vùng xác định thị trường sẽ chuyên sâu, Salesmans bắt đầu thực hiện bước đầu tiên là tìm kiếm thông tin KH tức đối tượng mà mình sẽ hướng đến,.
Để có thể tiếp cận được với khách hàng, trước tiên chúng ta cần phải nắm được những thông tin tối thiểu của khách hàng, ví dụ tên công ty, số điện thoại quản lý, Email, mặt hàng xuất – nhập khẩu, các tuyến mà công ty đó đang xuất – nhập…, càng nắm rõ, cơ hội để bạn tiếp cận được với KH càng cao. Vậy làm thế nào để có hể tiếp cận thông tin khách hàng

– Bắt đầu từ các mối quan hệ thân quen

– Tập trung khai thác các tuyến và hàng hóa riêng biệt.
Lấy ví dụ cụ thể như sau: Công ty đang có thế mạnh tuyến Trung Quốc, Hongkong, Singapore.Ở các nước này theo bạn biết Việt Nam thường xuyên nhập các thiết bị linh kiện điện tử viễn thông, chỉ cần gõ từ khóa bạn sẽ tiếp cận được rất nhiều thông tin của các công ty trên mạng internet từ nhiều nguồn dựa ví dụ Yellowpages, website danh bạ các cty XNK của VN….
– Tiếp cận thông tin trực tiếp từ hiện trường: Khu công nghiệp, hội chợ triển lãm….

? Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Thực chất nắm được thông tin khách hàng chỉ là bước đầu tiên trong quá trình Sales, để được khách hàng biết đến và phản hồi phải có sự tương tác giữa nhân viên sales và khách hàng hay nói cách khác đó là tiếp cận để chào hàng

– Telesales (Giới thiệu dịch vụ qua điện thoại)
Chú ý : Hầu hết KH sẽ từ chối nhưng đừng nản lòng, hãy cố gắng xin được thông tin Email của khách hàng để sau này có thể gửi email marketing

– Emailmarketing (Chào dịch vụ qua Email)
Thực hiện liên tục, update giá các tuyến thường xuyên

– Gặp KH trực tiếp

? Bước 4. Xin các thông tin từ khách hàng để báo giá

Thông tin phụ thuộc vào điều kiện Incoterm hoặc thông tin hàng cần làm dịch vụ hải quan

? Bước 5: Làm việc với Agent , hãng tàu hoặc Xin giá từ bộ phận XNK để lấy giá đầu vào.

Sau khi có được thông tin , Nhân viên Sales cung cấp tất cả thông tin có được cho bộ phận phụ trách đầu nước ngoài để yêu cầu cung cấp giá, Quá trình này càng nhanh càng tốt nhất là trong điều kiện khách hàng đang cần hàng gấp, nhiều công ty cho phép sales làm việc trực tiếp với đại lý nước ngoài hoặc hãng tàu, đó cũng là 1 lợi thế rất lớn để nâng cao kỹ năng.

Lưu ý: Bộ phận XNK phải đồng thời care khá nhiều đơn hàng , vì vậy luôn phải chủ động liên hệ để có giá nhanh nhất gửi tới khách hàng.

? Bước 6: Lên báo giá (Quotation) gửi khách hàng
Sau khi nhận được giá từ bộ phận xuất – nhập khẩu , Sales sẽ lên báo giá gửi khách hàng

Việc báo giá có thể gửi qua Email hoặc Gửi file báo giá cho khách hàng, khuyến khích gửi Q/O bằng file báo giá được trình bày gọn gàng , chi tiết sẽ có sức thuyết phục hơn.

Chú ý: Sau khi gửi Email báo giá cho khách hàng cần gọi thông báo cho phía khách hàng kiểm tra lại .

? Bước 7. Thương lượng về giá nếu khách hàng có yêu cầu về giá

TH1: Khách hàng đồng ý với mức giá trên và ủy quyền cho bên mình làm đại lý vận chuyển.

TH2: Khách hàng phản hồi giá cao hơn các bên khác và chưa muốn hợp tác, cách xử lý vấn đề này đó là hỏi thêm thông tin khách hàng xem giá của bên mình cao hơn ở phần nào, phần cước biển, cước hàng không hay phần EXW…, từ đó có thể hẹn khách hàng sẽ thương lượng với hãng tàu hoặc agent để báo lại giá cho khách hàng tốt hơn. Đặc biệt có thể yêu cầu KH đưa ra giá yêu cầu (Giá KH có thể làm), từ đó đưa ra báo giá hợp lý.

TH3: Khách hàng không phản hồi. Trường hợp này cần gọi điện lại hỏi khách hàng và hỏi tại sao chưa được phản hồi và xử lý như trường hợp thứ 2.

? Bước 8. Bill và tiến độ hàng hóa

– Sau khi KH confirm giá qua Email việc đầu tiên cần làm là thông báo việc xác nhận tới bộ phận xuất nhập khẩu và các bộ phận liên quan để lên kế hoạch thực hiện lô hàng.

– Khi hàng sẵn sàng, lấy thông tin lịch vận chuyển từ bộ phận XNK : Ngày đi (ETD) , ngày đến (ETA), thời gian vận chuyển.. . Đồng thời yêu cầu gửi vận đơn nháp (draft Bill) để kiểm tra.

– Gửi lịch hàng về cho khách hàng, đồng thời gửi Draft Bill cho khách hàng để check thông tin trên bill, nếu khách hàng yêu cầu sửa lại thông tin thì báo cho bộ phận XNK để sửa lại, nếu khách hàng confirm, thông báo cho bộ phận XNK để phát hành vận đơn chính thức.

– Kết hợp với các bộ phận khác để làm TK hải quan, giấy phép và vận chuyển phần nội địa nếu được yêu cầu dịch vụ

? Bước 9. Kế toán và chứng từ sau khi giao hàng

Khi khách hàng đã có được hàng trong tay, quá trình care hàng kết thúc, lúc này bộ phận sales có trách nhiệm liên hệ với các bên liên quan để tập hợp các hóa đơn chứng từ liên quan tới lô hàng: Hóa đơn, tờ khai hải quan, chứng từ khác liên quan…và làm giấy đề nghị thanh toán giao cho bộ phận kế toán.

Sales còn có trách nhiệm nhận biên bản bàn giao chứng từ để bàn giao cho KH và phối hợp với kế toán thu hồi công nợ của công ty.

? Bước 10. Chăm sóc KH

Để có thể nâng cao sự gắn bó để KH tiếp tục cộng tác cùng công ty, cần đẩy mạnh việc chăm sóc khách hàng thường xuyển.

Một salespro phải là người am hiểu tất cả hoặc hơn công việc của các bộ phận khác ^^

Cám ơn các bạn đã đọc.

nguồn : logistics & Forwarder (fanpage )

skype: mr.hieu.logistics1